sturti / Getty Images
Memindahkan pejabat adalah rumit. Dengan begitu banyak perkara yang perlu dilakukan, mudah untuk mengabaikan tugas yang lebih kecil, namun penting. Untuk memastikan pejabat anda bergerak di landasan, gunakan panduan senarai semak berikut yang akan memastikan tiada apa yang dibatalkan.
Juga, pastikan anda mempunyai senarai tugas penting untuk membantu pejabat anda bergerak.
Pelanggan dan Pelanggan
Adalah idea yang baik untuk membiarkan pangkalan pelanggan anda tahu mengenai langkah pertama, sebaiknya sekurang-kurangnya sebulan sebelum langkah itu berlaku. Sediakan maklumat mengenai lokasi baru, sama ada dengan menghantar surat rasmi atau e-mel dengan peta yang dilampirkan atau dilampirkan kepada semua orang dalam pangkalan data syarikat anda. Atau dalam hal kedai runcit, letakkan tanda peta dan pemberitahuan di pintu depan dan berikan risalah kecil dengan setiap pembelian. Siarkan maklumat di halaman web anda dengan arahan yang mudah diikuti dan sebarang butiran yang akan menghalang pelanggan anda kembali; ini boleh termasuk penjualan "pindah masuk" atau parti pembukaan rasmi.
Anda juga harus membiarkan pelanggan anda tahu jika anda akan menutup sama sekali semasa bergerak atau mengurangkan jam anda. Ini akan menjadi notis kritikal untuk memastikan pelanggan tidak kecewa jika pintu anda terkunci. Mengetahui lebih awal masa apabila anda terbuka untuk perniagaan akan menjimatkan banyak panggilan telefon dari pelanggan anda dan menghalang mereka daripada pergi ke pesaing anda untuk perkhidmatan. Dengan kata lain, biarkan pelanggan anda mengetahui pelan anda untuk memberi servis kepada mereka semasa peralihan.
Penyedia Perkhidmatan, Vendor, dan Agensi Kerajaan
Maklumkan perkhidmatan dan vendor yang digunakan oleh syarikat anda secara teratur. Ia mungkin termasuk pencetak, kurier, kedai bekalan pejabat atau penyedia perkhidmatan internet.
Bank dan Insurans
Bank akan memerlukan pemberitahuan awal; anda perlu menukar alamat pada cek syarikat, kemudian cek dicetak, memberitahu syarikat kad kredit dan institusi kewangan lain atau penyedia perkhidmatan. Anda boleh memutuskan bahawa syarikat anda akan mendapat manfaat daripada memindahkan akaun perniagaan dari satu bank ke bank lain atau dari satu cawahan ke bank lain; bercakap dengan wakil bank anda tentang perkhidmatan yang tersedia di lokasi / kejiranan baru.
Syarikat insurans juga perlu diberitahu awal. Mereka perlu menilai ruang baru dan memberi anda anggaran baru jika berkenaan. Ini adalah masa yang baik untuk bercakap dengan syarikat insurans anda mengenai pemindahan insurans dan apa yang anda perlukan untuk memastikan pejabat anda dilindungi.
Tukar Mesej Telefon Masuk
Bersama-sama dengan mengemaskinikan maklumat syarikat dan bahan-bahan pemasaran, ada cara lain yang anda boleh memastikan orang ramai mempelajari langkah yang akan datang. Tambah pemberitahuan kepada mesin penjawab / perkhidmatan mel suara yang menyatakan tarikh pindah, di mana anda beralih dan bagaimana ini mungkin menjejaskan perkhidmatan. Juga, berikan maklumat hubungan untuk pelanggan yang mungkin mempunyai kebimbangan khusus.
Mempunyai pekerja juga mengubah talian surat suara pejabat langsung mereka dengan maklumat mengenai langkah dan alamat baru. Sekali lagi, ini merupakan cara mudah untuk mengingatkan kenalan bergerak dan memaklumkan mereka yang tidak ada dalam pangkalan data kenalan perubahan itu.
Tukar Barisan Tandatangan Anda
Menambah notis dalam garis tandatangan e-mel untuk semua pekerja memastikan setiap e-mel yang dihantar akan mengingatkan penerima langkah akan datang. Ini adalah cara terbaik untuk menjangkau individu yang tidak berada dalam senarai hubungan syarikat.
Surat Akuan Keluar Setem
Beli setem merah yang menyatakan "Perhatikan Alamat Baru"; Setem biasanya boleh dibeli di kedai bekalan pejabat. Set kepala surat yang dikemaskinikan untuk memastikan penerima menyedari perubahan alamat. Ambil perhatian bahawa langkah pemberitahuan ini mungkin tidak terpakai sehingga selepas langkah selesai.
Telefon
Ini harus menjadi utiliti pertama yang anda hubungi mengenai langkah anda; anda ingin memastikan perniagaan anda tetap terbuka semasa bergerak atau ada kemungkinan sedikit gangguan. Biarkan syarikat telefon tahu bila langkah itu dan meminta telefon dipasang dan bersedia untuk beroperasi di lokasi baru hari sebelum tarikh pindah, hanya untuk memastikan sistem itu berjalan dan berjalan pada tarikh pemindahan anda.
Mintalah syarikat itu menyiapkan sistem panggilan balik berkesan pada hari bergerak anda. Sekiranya syarikat anda menukar nombor telefon, maka meminta penasihat ditambah kepada nombor lama anda yang menyiarkan pemanggil mengetahui perubahan nombor telefon. Sebaik sahaja anda telah berpindah, ini adalah idea yang baik untuk memanggil nombor lama anda untuk memastikan bahawa perkhidmatan telah disediakan. Juga, pastikan nombor perniagaan dan alamat baru anda dikemas kini dalam buku dan direktori telefon seterusnya.
Pejabat Pos, E-mel dan Akaun Media Sosial
Beritahu pejabat pos mengenai langkah anda dan susunkan surat yang dikemukakan selama beberapa bulan selepas langkah itu. Seperti yang dinyatakan sebelum ini, tambah notis bergerak ke garisan tandatangan pekerja sebelum bergerak dan mengikuti langkah itu juga; pasca pindah tandatangan harus meminta penerima untuk memperhatikan perubahan alamat dan maklumat hubungan.
Selain itu, syarikat kurier biasa yang mengambil dan menurunkan juga harus diberitahu tentang perubahan alamat dan sebarang perubahan pada perkhidmatan.