Adakah anda mendapat kebiasaan menghantar surat siput dan menekankan tentang tindakan mudah menangani sampul surat? Itulah yang berlaku apabila anda tidak melakukannya dalam beberapa ketika, tetapi jangan biarkan ia menghentikan anda daripada meletakkan pen ke kertas dan menghantar sesuatu yang memerlukan setem.
Adalah penting untuk meletakkan alamat penerima dan penghantar yang dimaksudkan di tempat yang betul pada sampul surat. Semak semula alamat penerima untuk memastikan anda mempunyai yang betul.
Sama ada anda menjalankan perniagaan melalui khidmat pos atau menghantar seseorang surat cinta, anda perlu tahu cara yang betul untuk menangani sampul surat tersebut. Kadang-kadang anda dikehendaki menghantar koresponden perniagaan keras melalui mel. Semasa menghantar mesej dan nota terima kasih melalui e-mel telah diterima, etika lebih baik untuk menghantar nota tulisan tangan.
Langkah Mudah
Dalam sesetengah kes, ada baiknya untuk menghantar e-mel, tetapi ada kesempatan apabila anda ingin menggunakan kaedah koresponden yang lama. Sama ada anda melanggan undangan, terima kasih, atau surat, anda perlu menyertakan beberapa maklumat asas mengenai sampul surat untuk memastikan ia mencapai tujuannya tepat pada masanya.
Menangani amplop tidak sukar jika anda memahami beberapa asas. USPS perlu mengetahui destinasi serta di mana sekeping surat datang jika terdapat masalah dengan penghantaran dan ia harus dikembalikan.
Tujuan garis panduan untuk menangani sampul surat adalah untuk menjadikan kerja pekerja pos lebih mudah dalam menyortir dan menghantar surat. Sekiranya anda terlalu kreatif, anda akan melambatkan pembawa ke bawah dan mungkin menghadapi risiko jika surat anda pergi ke alamat yang salah. Sila simpan kreativiti anda untuk apa yang berada di dalam demi USPS.
Juga pastikan anda menulis dengan jelas untuk menjadikan alamat mudah dibaca. Menggunakan huruf kursif atau fon italik dapat menimbulkan ketegangan pada mata pengangkut.
Garis Panduan Am untuk Surat AS
Kebanyakan masa anda boleh kembali kepada peraturan am yang disyorkan untuk menangani sampul surat anda, sama ada anda menghantar surat perniagaan atau nota terima kasih. Di sudut kiri atas, anda perlu nama penghantar di bahagian atas talian, alamat jalan atau kotak pos di baris kedua, dan bandar, negeri dan zip di baris ketiga.
Di tengah-tengah sampul surat, anda harus meletakkan nama penerima yang dimaksudkan di baris atas, alamat jalannya di baris seterusnya, dan bandar, negeri dan zip di baris ketiga - betul-betul bagaimana anda akan menulis penghantar maklumat. Walau bagaimanapun, anda mungkin memerlukan garis tambahan untuk nama syarikat atau unit alamat seperti nombor pangsapuri atau suite.
Anda akan mahu menambah tajuk seperti "Dr" atau "Cik" jika anda tahu bahawa penerima lebih suka ditangani seperti itu. Anda juga harus melakukan ini apabila menghantar kepada orang tua atau seseorang dalam kedudukan kuasa untuk menunjukkan penghormatan.
Dalam sesetengah kes, seperti ketika seorang wanita hidup bersendirian, orang lebih suka tidak mempunyai nama pertama mereka di luar sampul surat. Anda boleh menggunakan permulaan, seperti "M. Peabody." Ini menjadikan namanya kurang jantina dan boleh memberi orang itu rasa tidak kenal pasti yang lebih selamat.
Sekiranya penerima sementara tinggal di rumah orang lain atau anda khawatir USPS tidak boleh menghantar surat dengan nama yang tidak dikenali, anda boleh menambah nota di bawah nama penerima bahawa ini adalah untuk menjaga seseorang yang tinggal di alamat ini. Sebagai contoh, anda boleh menggunakan "C / O John Smith" di baris di bawah "Mildred Thomas."
Kaedah Surat Perniagaan
Apabila menghantar surat perniagaan, anda perlu mengekalkan etika profesional sepanjang keseluruhan proses. Mulakan dengan garis panduan am dan tambah beberapa lagi maklumat.
Selepas nama penerima, tambahkan kedudukannya, seperti "Pengarah Pemasaran." Cuba lakukan ini pada baris yang sama dengan nama itu, tetapi jika tidak ada ruang yang cukup, anda boleh memindahkan tajuk ke baris seterusnya.
Di bawah itu, tambahkan nama syarikat, diikuti dengan alamat yang diarahkan dalam garis panduan umum di atas. Jika anda tidak pasti nama penerima, anda boleh menulis "Attn: Pengarah Pemasaran."
Mel ke Pemasangan Ketenteraan Luar Negara
Apabila anda menghantar surat kepada orang di tentera yang ditempatkan di luar negara, gunakan garis panduan umum yang sama dengan beberapa penambahan. Anda akan mahu menambah pangkat dan nama penuh penerima. Nombor unit atau skuadron harus pergi pada baris kedua.
Baris berikutnya hendaklah termasuk APO atau FPO, mengikut mana orang itu ditempatkan, diikuti dengan singkatan wilayah itu. Garis terakhir harus memasukkan nama atau singkatan negara dalam topi. Sentiasa tambahkan kod pos penuh untuk memastikan ia mencapai destinasi yang dimaksudkan.
Alamat Peraturan Mel kepada Negara Lain
Peraturan am untuk menangani sampul surat untuk destinasi Eropah atau luar negara lain adalah sama. Mulakan dengan nama dan tajuk penerima di baris pertama, diikuti dengan alamat jalan pada kedua, kota, wilayah dan negeri dengan kod pos pada baris seterusnya. Baris terakhir sepatutnya mempunyai nama negara dalam semua topi. Di bawah alamat pemulangan anda, anda harus memasukkan "Amerika Syarikat"